Vous êtes avec un client. On répond.
OuiLine décroche quand votre équipe ne peut pas. Elle prend le message, note la demande de rendez-vous et vous l'envoie par écrit.
La démo répond pour un cabinet fictif, le Cabinet Boréal CPA. Essayez-la en français ou en anglais.
Ce qu'elle fait, et ce qu'elle ne fait pas
Une réceptionniste virtuelle n'est pas une comptable. Elle accueille, note et transmet. Tout ce qui touche un dossier reste entre vos mains.
Elle fait
- Répond en français d'ici, et en anglais si la personne le préfère
- Donne vos heures, votre adresse, vos services et vos prix de départ
- Prend la demande de rendez-vous : type de client, motif, deux disponibilités
- Prend le message et répète le numéro pour le valider
- Signale en priorité un avis de Revenu Québec ou de l'ARC
- Dit qu'elle est une assistante virtuelle quand on le lui demande
Elle ne fait pas
- Aucun conseil fiscal ou comptable, même simple
- Aucune information sur un dossier : ni « c'est prêt », ni remboursement
- Elle ne confirme pas une heure de rendez-vous : votre équipe confirme
- Elle ne demande jamais de NAS ni d'information bancaire
- Elle n'invente rien : si elle ne sait pas, elle prend un message
Toute l'équipe est en rencontre. Le téléphone sonne.
Conversation fictive, pour montrer le genre d'appel pris en charge.
OuiLineCabinet Boréal CPA, bonjour! Ici Amélie, l'assistante virtuelle du cabinet. Comment puis-je vous aider?
AppelanteBonjour, j'ai reçu une lettre de Revenu Québec, je sais pas quoi faire avec.
OuiLineJe comprends. Je ne peux pas commenter la lettre, mais je la signale tout de suite comme prioritaire. Quelle est la date de la lettre, et y a-t-il une date limite d'indiquée?
AppelanteElle est du 28 octobre, pis ils demandent des documents d'ici trente jours.
OuiLineC'est noté. À quel numéro un comptable peut-il vous rappeler?
On s'occupe de tout. Vous l'essayez avant vos clients.
Vous gardez votre numéro. Les appels arrivent à OuiLine par un simple renvoi d'appel, seulement quand vous le décidez.
Vous nous expliquez
Heures, services, prix qu'on peut annoncer, et les dix questions qu'on vous pose tout le temps.
On la prépare
On rédige ses consignes avec les vrais renseignements de votre cabinet.
Vous la testez
Vous l'appelez, vous lui posez vos questions difficiles, on ajuste.
On l'active
Renvoi d'appel depuis votre ligne : en tout temps, après les heures ou en débordement.
Un seul forfait
Mise en place incluse. Engagement de trois mois, puis mensuel.
Demander la mise en place| Mise en place | Incluse |
|---|---|
| Langues | Français et anglais |
| Résumé après chaque appel | Par courriel |
| Ajustements des consignes | Inclus |
| Engagement | Trois mois, puis au mois |
| Taxes | En sus, le cas échéant |
Ce qu'on nous demande
Mes clients sauront-ils qu'ils parlent à une IA?
Oui. Elle se présente comme l'assistante virtuelle du cabinet et le confirme quand on le lui demande. Le but est de répondre vite, pas de tromper.
Est-ce que je dois changer de numéro ou de système téléphonique?
Non. Vous activez un renvoi d'appel depuis votre ligne actuelle. Vous pouvez le limiter aux appels sans réponse, aux heures de fermeture ou à la période des impôts.
Peut-elle dire à un client si sa déclaration est prête?
Non, et c'est voulu. Elle n'a accès à aucun dossier. Elle prend une demande de rappel pour qu'une personne de votre équipe réponde.
Prend-elle les rendez-vous directement dans mon agenda?
Pas pour l'instant. Elle note la demande avec deux disponibilités, et votre équipe confirme. La réservation directe dans l'agenda est prévue.
Est-ce que ça remplace ma réceptionniste?
Non. Elle prend le relais quand personne ne peut décrocher : appels simultanés, rencontres, dîner, soirs et période de pointe.
Écoutez-la répondre pour votre cabinet
Écrivez-nous le nom de votre cabinet et l'adresse de votre site. On vous prépare une démonstration à vos couleurs, sans engagement.
contact@ouiline.ca